Fiche métier : Secrétaire polyvalent.e

Secrétaire polyvalent.e en bref

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Description Générale du Métier

Le métier de secrétaire polyvalent.e est essentiel dans de nombreuses organisations. Les secrétaires polyvalent.e.s assurent la gestion administrative et le bon fonctionnement quotidien du bureau. Ils/elles jouent un rôle clé dans la communication interne et externe, la planification et l'organisation.

Principales responsabilités et tâches quotidiennes

- Accueil des visiteurs et gestion des appels téléphoniques.

- Gestion de l'agenda et organisation des réunions.

- Traitement et rédaction de documents administratifs.

- Gestion des courriers entrants et sortants.

- Suivi des dossiers clients et fournisseurs.

- Archivage et classement des documents.

- Assistance administrative au personnel.

Compétences requises

Techniques :

- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).

- Compétence en gestion documentaire.

- Capacité à rédiger des documents clairs et précis.

Interpersonnelles :

- Sens de l’organisation et gestion des priorités.

- Bonnes aptitudes relationnelles et sens du service.

- Discrétion et respect de la confidentialité.

- Polyvalence et réactivité face aux imprévus.

Formation et qualifications nécessaires

Un diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, assistanat de gestion ou un domaine connexe est généralement requis. Les formations comme le BTS Assistant de gestion PME-PMI ou le BTS Support à l’Action Managériale sont recommandées.

Expérience professionnelle recommandée

Bien qu'un débutant puisse accéder à ce poste, une première expérience en tant qu'assistant ou stagiaire dans un service administratif est un plus.

Environnement de travail typique

Le/la secrétaire polyvalent.e travaille généralement dans un environnement de bureau, au sein d'équipes administratives. Selon l'organisation, il/elle peut évoluer dans des secteurs tels que l'éducation, la santé, le juridique ou encore le commerce.

Perspectives d'évolution de carrière

Avec l’expérience, le/la secrétaire polyvalent.e peut évoluer vers des postes de responsable administratif, d’Assistant(e) de direction ou de gestionnaire de bureau.

Tendances actuelles et futures du métier

Avec la digitalisation croissante, il y a un besoin accru de compétences en gestion électronique des documents et en outils collaboratifs numériques. La flexibilité dans le travail, incluant le télétravail, tend à se développer.

Salaire moyen

- Début de carrière : entre 1 600 et 2 000 euros brut par mois.

- Milieu de carrière : entre 2 000 et 2 500 euros brut par mois.

Avantages et inconvénients du métier

Avantages :

- Métier varié ne connaissant pas la routine.

- Contacts humains fréquents et enrichissants.

- Nombreuses opportunités dans divers secteurs.

Inconvénients :

- Charge de travail parfois importante et stressante.

- Nécessité de gérer les urgences et les imprévus.

Exemples d'entreprises ou d'organisations qui recrutent pour ce poste

- Entreprises privées de toutes tailles.

- Administrations publiques et collectivités locales.

- ONG et associations.

- Établissements d’enseignement et de santé.

Conseils pour réussir dans ce métier

- Élargissez vos compétences informatiques pour rester compétitif.

- Améliorez vos compétences linguistiques, l’anglais est souvent un plus.

- Soyez proactif.ve et adaptez-vous aux nouvelles technologies.

- Cultivez votre réseau professionnel pour évoluer.

Cette fiche métier vous offre un aperçu précieux du rôle de secrétaire polyvalent.e. En tenant compte des tendances actuelles et des perspectives d’avenir, ce métier offre de nombreuses opportunités pour ceux qui savent s'adapter et développer leurs compétences.